Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es:

Razón social

BACKUP BPO S.A.S

NIT

900936306-0

Nombre comercial

BackUp Financial Intelligence

Domicilio

Calle 37 Nº 63B - 90, Ap 101, Medellín, Antioquia, Colombia

Correo para datos personales

contacto@backup.financial

Notificación judicial registrada

andres.villamil@backup-bpo.com

Teléfonos

310 545 4761 · 304 246 8065

Sitio web

backup.financial

En esta política lo llamamos «BackUp», su marca comercial. Las solicitudes sobre datos personales se atienden en contacto@backup.financial. La dirección de notificación judicial es la que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Medellín.

2. Marco legal

Esta política desarrolla el derecho constitucional de habeas data (artículo 15 de la Constitución Política) y cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen. La autoridad de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Qué datos tratamos

• Personas que nos contactan o piden una cotización: nombre, empresa, correo, teléfono y la información sobre su empresa que escriben en el formulario (tamaño, ingresos aproximados, objetivos).
• Usuarios del portal: nombre, correo, empresa a la que pertenecen, contraseña (guardada cifrada, nunca en texto plano) y registros de acceso como fecha, hora y dirección IP.
• Clientes y sus contactos: datos de contacto y de facturación necesarios para prestar y cobrar el servicio.
• Información contable y financiera de nuestros clientes: que puede incluir datos personales de terceros, como empleados, proveedores o clientes del cliente. Ver la sección 5.
• Visitantes del sitio: datos de navegación recogidos por herramientas de analítica web. Ver la política de privacidad.

4. Para qué los usamos

• Responder solicitudes de información y cotizaciones.
• Crear y administrar las cuentas de acceso al portal, y verificar la identidad de quien ingresa.
• Procesar la información contable del cliente para producir sus indicadores, informes, alertas y recomendaciones.
• Prestar soporte, consultoría y acompañamiento contratados.
• Facturar, cobrar y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Proteger la plataforma: detectar accesos indebidos, prevenir fraude y auditar el uso.
• Mejorar el servicio con estadísticas de uso agregadas.
• Enviar información comercial sobre nuestros servicios, solo cuando la persona lo haya autorizado. Se puede retirar esa autorización en cualquier momento.

No vendemos datos personales.

5. Datos que nos entregan nuestros clientes

Cuando una empresa cliente nos entrega su contabilidad, nómina o movimientos, esa información puede contener datos personales de sus empleados, proveedores o clientes. Frente a esos datos, la empresa cliente es la responsable y BackUp actúa como encargado del tratamiento: los usamos únicamente para prestarle el servicio contratado, siguiendo sus instrucciones y bajo las obligaciones del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

La empresa cliente es quien debe contar con la autorización de esos titulares. Si eres empleado, proveedor o cliente de una empresa que trabaja con BackUp, puedes dirigir tus solicitudes a esa empresa o a nosotros; si nos escribes, trasladaremos la solicitud al responsable y te informaremos.

La información de cada cliente se mantiene separada de la de los demás: un usuario solo ve los datos de la empresa a la que pertenece.

6. Datos sensibles y de menores

No pedimos datos sensibles (salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, entre otros) ni datos de niños, niñas o adolescentes. Si la información contable de un cliente los contiene, por ejemplo en soportes de nómina, los tratamos solo como encargado, con acceso restringido y para la finalidad contratada. Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo.

7. Tus derechos

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exija.
• Saber qué uso le hemos dado a tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que suprimamos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Consultar gratuitamente tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite con nosotros.

8. Cómo ejercerlos

Escríbenos a contacto@backup.financial con tu nombre, documento de identidad, lo que pides y un medio para responderte. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que te autoriza.

• Consultas (saber qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en máximo diez (10) días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo cinco (5) días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar): respondemos en máximo quince (15) días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo ocho (8) días hábiles más. Si al reclamo le falta información, te pedimos completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entiende que desististe.

El área encargada de atender estas solicitudes es la Dirección General.

9. Con quién compartimos datos

Compartimos datos solo con proveedores que nos ayudan a operar el servicio, bajo contratos o condiciones que los obligan a protegerlos y a usarlos únicamente para ese fin:

• Alojamiento en la nube del portal y de sus bases de datos.
• Analítica web del sitio público.
• Herramientas de correo y almacenamiento de documentos con las que recibimos la información del cliente.

Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Por eso puede haber transmisión internacional de datos, que realizamos con las garantías del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015.

También entregamos datos a autoridades cuando una norma o una orden judicial lo exige.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido. Entre ellas: conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas almacenadas con cifrado de una sola vía, sesiones con vencimiento, separación de la información por cliente, control de acceso por rol y registro de los accesos a información financiera. Antes de cada actualización del portal que modifica cuentas o sesiones, sacamos una copia verificada de su base de datos. Detalle en la política de privacidad.

11. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos mientras dure la relación con el cliente y durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales. Cuando un cliente termina el servicio, desactivamos los accesos y archivamos su información; la eliminamos o se la devolvemos cuando lo pida y no exista un deber legal de conservarla.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 5 de octubre de 2026. Si hacemos cambios importantes, los publicaremos en esta página y avisaremos a los usuarios del portal antes de aplicarlos. Las bases de datos de BackUp se inscribirán en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando la ley lo exija.